Arbeiten im Home-Office ist aufgrund der aktuellen Situation angesagter als jemals zuvor. Das erfordert bei vielen Unternehmen eine Restrukturierung der Arbeitsweise.

Ich selber arbeite als Selbstständiger bereits seit mehr als zehn Jahren von zuhause aus. Daher kann ich sagen, dass ich viel Erfahrung in Bezug auf “Home-Office“ oder “von zuhause aus Arbeiten“ habe. 

Vor zwei Wochen habe ich ein Webinar zu diesem Thema gegeben. Im Webinar “Fokus und Spaß im Home-Office“ habe ich gemeinsam mit den Teilnehmern über die Vor- und Nachteile des von zuhause aus Arbeitens gesprochen. 

Mit diesem Blogbeitrag möchte ich Unternehmen unterstützen, die erstmals vor der Herausforderung stehen, Teams im Home-Office zu leiten. Große Unternehmen, die bereits Arbeitsprozesse digitalisiert haben, haben schon vor der Krise angefangen, Arbeiten auszulagern und ihre Mitarbeiter “remote” arbeiten zu lassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das Arbeiten der Mitarbeitenden von zuhause oftmals noch Neuland und mit vielen Vorbehalten, Erwartungen und Ängsten behaftet. Es erfordert eine Restrukturierung und eine Neuausrichtung vieler Unternehmen.

Gleichzeitig möchte ich aber auch die Arbeitnehmenden, die nun am Anfang einer für sie vollkommen neuen Arbeitsweise stehen, ermuntern, das Arbeiten von zuhause aus, als Chance für mehr Freiraum und Flexibilität zu sehen.

Lass uns gemeinsam auf folgende Themen in Bezug auf Home-Office näher eingehen :

  • Welches sind die großen Herausforderungen bei der Remote-Arbeit?
  • Welche Bedingungen sollte der Arbeitsplatz im eigenen Heim erfüllen?
  • Wie geht man mit Ablenkungen um?
  • Wie strukturiert man sich am effektivsten im Home-Office?
  • Wie kann man das physische Miteinander unter Kollegen ersetzen?
  • Bleibt das “remote” Arbeiten nur eine Erscheinung in Zeiten Coronas oder wird sich die Arbeitswelt dahingehend verändern?
  • Welche Faktoren sind für eine erfolgreiche Restrukturierung deines Unternehmens notwendig?

Ist der ideale Arbeitsplatz der Zukunft bei dir zuhause?

Viele meinen in der aktuellen Situation, dass der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden das Allheilmittel ist. Kosteneinsparung bei Unternehmen und freie Zeiteinteilung auf der Arbeitnehmendenseite sind schlagkräftige Argumente dafür. Welche Voraussetzungen müssen jedoch gegeben sein, um das Arbeiten in “Utopia” auch Realität werden zu lassen? 

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Nach meiner Auffassung gibt es hier zwei Parteien, die dafür Sorge zu tragen haben, dass der Home-Office-Arbeitsplatz erfolgreich umgesetzt werden kann. Es erfordert eine Restrukturierung auf beiden Seiten.

  1. Das Unternehmen

Das Unternehmen ist in der Verantwortung, einen möglichst optimalen Arbeitsplatz im Zuhause des Arbeitnehmers zu schaffen und die Grundvoraussetzungen für das digitale Arbeiten zu erschaffen. Die digitale Anbindung muss 100% sein, die Hard- und Software muss auf dem neuesten Stand sein. Die äußerlichen Bedingungen müssen dem Arbeitsschutzgesetz entsprechen. Ein ergonomischer Schreibtisch und Schreibtischstuhl dürfen nicht fehlen.

  1. Die Arbeitnehmenden 

Die Arbeitnehmenden müssen sich selbst organisieren und strukturieren. Ihnen muss bewusst sein, dass ihr Firmenarbeitsplatz nun in die eigenen 4 Wände verlegt wurde. Das bedeutet für sie: Sie stehen in der Verantwortung, ihren Arbeitsplatz sicher und sauber zu halten. Da sollte kein Spielzeug vom Sohnemann rumliegen, was ablenken kann. Unterlagen müssen genauso geordnet und auffindbar sein, als ob sie an einem Schreibtisch in der Firma sitzen würden.

Ein Arbeitsplatz zuhause bedarf mehr Struktur und mentale Unterstützung vom Unternehmen als der angestammte Büro-Arbeitsplatz.

Welche Herausforderungen bringt die Arbeit im Home-Office mit sich?

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In meinem ersten Webinar habe ich eine kleine Umfrage erstellt. Das Ergebnis ist sicherlich nicht repräsentativ, lässt aber eine Richtung erahnen.

  • Etwas über ein Viertel der Befragten bemängeln, dass der Arbeitsplatz zuhause nicht den optimalen Anforderungen entsprechen würde.
  • Fast 18% der Befragten befürchten, dass sie im Home-Office zu viel abgelenkt werden würden.
  • 23% sind sich sicher, dass das Arbeiten in den eigenen vier Wänden mit einem Motivationsverlust einhergehen würde und somit auch ein Produktivitätsverlust folgen würde.
  • Über 30% befürchten, dass der Kontakt zu den Kollegen fehlen wird.

Diese Herausforderungen sind nicht nur alleine “Sache” der Arbeitnehmenden, die nun von zuhause arbeiten sollen. Unternehmen müssen ihre Unternehmensstrategie dahingehend ausrichten, dass die Arbeitnehmenden durch Mindset-Training und Coaching mental unterstützt werden.

Wie bringe ich Struktur in den Arbeitsalltag in den eigenen vier Wänden?

Wie bereits oben angesprochen und auch in meinem interaktiven Webinar deutlich erwähnt: Ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office steht und fällt mit einer Tages- und Wochenstruktur.

Es ist wichtig, dass du dich fokussierst und dir klar machst, dass diese Zeit kein Urlaub ist. Stehe zu einer festen Zeit auf, erschaffe eine reale Situation und motiviere dich selbst.

Setz dir neben den Zielen, die dein Unternehmen dir vorgibt, Zwischenergebnisse für jeden Tag und für jede Woche.

Bringe Abwechslung in die Struktur, in dem du auch zeitliche Blöcke integrierst, in denen du mal abschalten oder dir dein Mittagessen zubereiten kannst.

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In meinem letzten Blog bin ich speziell auf dieses Thema eingegangen und habe dir meine “Hour of Power” vorgestellt. Schau noch einmal rein, ob du hiervon etwas für dich übernehmen kannst.

Struktur zu erschaffen hat auch etwas mit intrinsischer und extrinsischer Motivation zu tun.

Intrinsische Motivation ist die Motivation, die aus dir selbst herauskommt. Dafür bist du verantwortlich. Arbeite täglich an deinem Mindset und lasse dich dabei unterstützen.

Für die extrinsische Motivation ist das Unternehmen zuständig mit Zielvorgaben und verknüpften Boni, die du erreichen kannst. Grundsätzlich ist die intrinsische Motivation auf jeden Fall die wertvollere, da sie von innen kommt und sich zeitlich nicht abnutzt. Wie du am Besten deine Leidenschaft und somit deine intrinsische Motivation findest, erkläre ich dir in einem meiner nächsten Blogs (du kannst dich jetzt schon hier eintragen, damit du keinen Blogbeitrag versäumst).

Ein kleiner Trick für die Eigenmotivation besteht darin, sich tatsächlich optisch auf seine Arbeitszeit vorzubereiten. Ein Agenturleiter einer Versicherung beispielsweise macht sich jeden Morgen vor Arbeitsbeginn so zu recht, als ob er einen Kunden besuchen will. 

Wie schützt du dich vor Ablenkungen in deinem Zuhause?

Eine ganz besondere Herausforderung für viele Arbeitnehmenden, die sich erstmalig mit dem Gedanken des „Zuhause-Arbeitens“ auseinandersetzen, ist es, von Beginn an eine Arbeitsstruktur zu etablieren. Es gilt, den Spagat zwischen Arbeiten und der Mutter- oder Vaterrolle zu meistern.

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Hier hilft es nur, von Anfang an klare Regeln aufzustellen:

  • Mach dir eine feste zeitliche Struktur zu eigen.
  • Erkläre deinen Familienangehörigen, dass Papa oder Mama jetzt in diesem Moment keine Zeit zum Spielen haben.
  • Organisiere dich selber so, dass du die Tätigkeit als Arbeitnehmender klar von dem “Sein” als Familienmitglied trennen kannst.

Unterstützen kann das Unternehmen seine Teammitglieder im Home-Office zum Beispiel dadurch, dass es Zeiterfassungsprogramme zur Verfügung stellt. So wird die Produktivität sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmenden transparent.

Gruppengefühl stärken durch digitale Meetings mit Kollegen — geht das?

Eine große Herausforderung für Viele ist das vorherrschende Gefühl, “alleine auf weiter Flur” zu arbeiten. Der Kollege, mit dem man einen Plausch in der Mittagspause gemacht hat und der mit der Zeit fast zu einem Freund avancierte, sitzt jetzt genauso isoliert im Homeoffice wie du selbst. Und er kämpft mit den gleichen Herausforderungen.

Die vermeintliche soziale Isolation kann durch gezielte Kollegen-Meetings unterbrochen werden. Technische Möglichkeiten gibt es dafür viele.

Meetings und Konferenzen sind heute beispielsweise über 

  • Skype
  • Google Hangouts
  • MS Teams
  • Zoom
  • Slack

und viele andere Tools möglich. Ein Zeichen, dass dies auch von Unternehmen und Arbeitnehmenden genutzt wird, sieht man beispielsweise am Aktienkurs von Zoom Inc. Seit Corona hat sich dieser nahezu verdoppelt.

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Eine andere Idee ist es auch, gemeinsame Pausen zu vereinbaren, damit das Gruppengefühl erhalten bleibt und nicht verloren geht. Auch das gemeinsame Mittagessen kann ganz gut mit einem Zoom-Call verbunden werden, um sich auszutauschen und upzudaten.

Zu beachten ist hier, dass Online-Meetings neben der technischen Komponente durchaus auch andere Verhaltensregeln erfordern. Ist es in einer normalen Sitzung sehr einfach, sich mit dem Nachbarn auszutauschen führt das online schnell zu Verwirrung, wenn alle durcheinander reden. Dafür gibt es bei vielen Tools die Möglichkeit, den Chat einerseits als Gruppenchat und gleichzeitig auch als Einzelchats zu verwenden, um Dinge am Rande zu besprechen.

Wo liegen die großen Chancen in der neuen Arbeitswelt?

Für uns alle kann das Loslassen von altbewährten Arbeitsstrukturen ein enormes Potenzial in Unternehmen und in der eigenen Persönlichkeit freisetzen.

Es werden nicht nur Arbeitswege eingespart. Eine Restrukturierung der Arbeitswelt bedeutet im Allgemeinen:

  • mehr Flexibilität 
  • mehr Kreativität
  • mehr Zeit für Familie
  • mehr Eigenverantwortung 
  • weniger Umweltverschmutzung
  • neue Werte

Die Vorteile für Unternehmen liegen klar auf der Hand. Remote Arbeiten bedeutet für Unternehmen u. a. Kostenersparnis durch den Wegfall von Büromieten. Sie haben die Möglichkeit, deutlich flexibler auf Mehrarbeit durch neue Projekte zu reagieren. Spezielle Aufgabengebiete, die nicht dauerhaft anfallen, können an externe Spezialisten outgesourced werden.

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Arbeitnehmende sind nicht nur zeitlich flexibler in ihren Tätigkeitsfeldern, sie können auch von überall auf der Welt arbeiten. Sie haben darüber hinaus die Chance, sich in dem Arbeitsgebiet zu spezialisieren, was ihnen wirklich Freude bereitet. Flexibel einsetzbare Spezialisten sind heute gefragter denn je. Sie können an vielen verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Auftraggebenden gleichzeitig arbeiten und so weitere Unabhängigkeit erlangen.

Krise zu Ende — war es das dann mit der Restrukturierung? 

Auch nach der Krise wird sich die Welt weiter drehen. Es wird mehr Unternehmen geben, die die positiven Auswirkungen vom Arbeiten im Home-Office erkennen und ganze Bürokomplexe einsparen werden.

Es wird auf Dauer weniger kostenintensive Reisen zu einem einstündigen Meeting irgendwo auf der Welt geben. Künftig werden Entscheidungen in digitalen Konferenzen fallen. Man muss dabei auch ganz klar sagen, digital sind da keine Grenzen nach oben gesetzt. Wir sind technisch so gut aufgestellt, dass es weltumspannende Konferenzen mit 1.000 und mehr Teilnehmenden geben kann.

Viele Unternehmen werden sich zudem auch die Frage stellen: Wie gehe ich überhaupt mit der aktuellen Arbeitgebenden-Arbeitnehmenden-Situation um? Ich kann mir gut vorstellen, dass dieses althergebrachte Arbeitsmodell immer weniger zum Einsatz kommt und sich neue Strukturen etablieren.

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Unternehmen werden wohl in Zukunft immer mehr outsourcen und zwar projektbezogen und global. Gleichzeitig werden mehr Arbeitnehmende zu Freelancern und in verschiedenen Projekten für mehrere Unternehmen teilweise sogar gleichzeitig arbeiten.

Somit werden “Spezialisten” immer gefragter auf dem Arbeitsmarkt und für jeden momentanen Arbeitnehmenden sollte sich die Frage stellen: Worin möchte ich Spezialist sein? Auch das klassische Zeit-gegen-Geld-Modell wird wohl immer mehr resultatsbezogenen Verdienstmodellen weichen. 


In welche Richtung wird sich die Arbeitswelt deiner Meinung nach entwickeln? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht mit dem Arbeiten von zuhause? Mit welchen Gefühlen blickst du der aktuellen Restrukturierung entgegen?

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