Erfolgreich einen Keynote Speaker engagieren: 7 Schritte zum Erfolg

Hast du dich schon einmal gefragt, was genau hinter den Kulissen passiert, bevor ein Keynote Speaker die Bühne betritt? Die Auswahl des richtigen Sprechers ist nur der Anfang. Es gibt eine Fülle von Entscheidungen und Schritten, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen, um deine Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen.

In einem früheren Blogbeitrag habe ich bereits erklärt, wie du den richtigen Keynote Speaker für deine Veranstaltung finden kannst, einschließlich der Abstimmung mit dem Veranstaltungsziel und der Zielgruppe. Doch viele von euch haben mich gefragt, wie der praktische Ablauf von der Buchung bis zum Auftritt genau aussieht. Dieser Artikel widmet sich den entscheidenden technischen Aspekten, die berücksichtigt werden müssen, um den idealen Redner erfolgreich zu engagieren.

1. Kernthema festlegen 

Bevor ein Speaker gebucht werden kann, steht  die Suche nach dem passenden Keynote Speaker auf dem Programm. Die Kriterien dafür sind vielfältig, aber beginnen solltest du mit der Kernaussage der Keynote. Welche Werte sollte die Person, der du deine Bühne und dein Publikum anvertraust, vermitteln? Erst wenn du weißt, welche Kernaussagen bei deinem Publikum hängen bleiben sollen, kannst du dich damit beschäftigen, nach dem richtigen Keynote Speaker suchen.

2. Recherche zum passenden Keynote Speaker

Zur Suche stehen dir Tools wie eine Google Recherche, Erkundigungen in deinem Netzwerk oder auch persönliche Eindrücke, die du bereits auf anderen Veranstaltungen von diversen Vortragsrednern sammeln konntest, zur Verfügung. Wichtige Kriterien für die Auswahl sind die Expertise zu deinem gewählten Thema, seine Wirkung auf das Publikum, professionelles und gleichzeitig begeisterndes Auftreten und sicherlich auch dein Budget. 

Wichtige Kriterien für die Auswahl sind die Expertise zu deinem gewählten Thema, seine Wirkung auf das Publikum, professionelles und gleichzeitig begeisterndes Auftreten und sicherlich auch dein Budget.  Share on X

Während du die Eignung eines Keynote Speakers am besten anhand von persönlichen Eindrücken beurteilen kannst, können dir auch Videoaufnahmen, die du im Netz von Rednern findest, bei der Einschätzung helfen, wie sie auf das Publikum wirken. Nicht zuletzt sind Referenzen wie Erfahrungsberichte und Google-Bewertungen ebenfalls gute Hinweise darauf, wie professionell ein Keynote Speaker arbeitet. Zur Auswahl kannst du aber auch online bei  Redneragenturen schmökern, um den richtigen Referenten für deine Themen zu finden.

3. Die Kontaktaufnahme

Mit dem dritten Schritt, der Kontaktaufnahme, beginnt der technische Prozess des “Keynote Speaker buchen Ablaufs”. Wenn du deinen Wunsch-Vortragsredner identifiziert hast, wendest du dich an ihn oder seine Agentur. In meinem Fall ist es so, dass du mich direkt über mein Kontaktformular oder per Email kontaktieren kannst. Wie viele andere Redner auch, lasse ich mich im deutschsprachigen Raum exklusiv über eine Redneragentur vertreten. 

Wenn du eine Anfrage stellst, solltest du bereits ein paar wichtige Informationen bereitstellen: Termin der Veranstaltung, Ort der Veranstaltung, Größe und Thema der Veranstaltung sowie dein Budget. Auch die Dauer der Keynote – im Regelfall zwischen 30 – 60 Minuten – und ob es danach ein Q&A mit dem Publikum oder eine Autogrammstunde gibt, sollten in der Veranstaltungsplanung vorab geklärt sein. Auf Basis dieser Informationen ist es bereits möglich, eine grundsätzliche Vereinbarung zu treffen und eine verbindliche Buchung abzuschließen.

Stichwort Budget: Was kostet es nun eigentlich, einen professionellen Keynote Speaker als Highlight für mein Event zu engagieren? Hier spielen verschiedene Faktoren wie Erfahrung und Bekanntheit eine große Rolle. Ebenso kosten publizierte Experten, womöglich sogar mit Bestsellerbuch im Gepäck, im Regelfall mehr. Das unterste Limit für einen Keynote Speaker startet bei € 3.000 auf einer nach oben hin fast offenen Skala. Bei einem Bestseller-Autor sind wir schnell im fünfstelligen Bereich während bekannte Persönlichkeiten auch gut und gerne eine sechsstellige Summe für das gesamte Erlebnis verrechnen. Während Fachwissen und Know-How sowieso vorausgesetzt wird, sind es bei Keynotes oft persönliche Einblicke, die eine ganz besondere Atmosphäre schaffen.

4. Die Vorbesprechung

Etwa ein bis zwei Wochen vor deinem Event steht eine Vorbesprechung an, um den Vortrag inhaltlich vorzubereiten. Jeder Keynote Speaker hat ein gewisses Repertoire an einstudierten Vorträgen – sogenannten Keynotes. 

Die bevorzugten Themen, zu denen ich als Experte sprechen kann, sind “Das Stadionprinzip: Gemeinsam gewinnen”, “Das Fanprinzip: Wie Sie Ihre Kunden zu Fans machen” und “Das Marathonprinzip: Spitzenleistung wenn’s drauf ankommt”. Es geht also um Motivation von Mitarbeitern, Kunden zu Fans zu machen und darum, im entscheidenden Moment das Beste aus sich herauszuholen. Da ich auch als Moderator von Sportevents tätig bin, ziehe ich gern Inspiration aus Parallelen zum Sport, weil ich weiß, wie wichtig Begeisterung dort ist und wie sie funktioniert.

Die Keynotes sollten aber auf deine Veranstaltung und dein Publikum angepasst werden, damit dieses sich individuell angesprochen fühlt. Es geht hier weniger darum, einen Vortrag neu zu gestalten, sondern gewisse Feinheiten abzustimmen. Teil davon ist, wer genau die Zielgruppe im Publikum ist und welche Message mit der Keynote hängen bleiben soll. In meinem Fall frage ich hierzu in dem Gespräch gerne einige Hintergrundinformationen ab, um den Vortrag bestmöglich auf dein Team bzw. das Publikum anzupassen.

Zu guter Letzt sollte im Vorgespräch noch geklärt werden, von wem der Keynote Speaker angekündigt wird und wie. Die Anmoderation ist ein ganz wichtiger Teil im Erfolg des Referenten. Hier ist es wichtig, neben reinen Fakten zum Redner auch die Brücke zur Veranstaltung zu schlagen und die Frage zu beantworten: Warum haben wir genau diesen Keynote Speaker für das Publikum ausgewählt?

Optional: Es kann durchaus Sinn machen, den Redner einzuladen, vorab schon Teil der Veranstaltung oder eines gemeinsamen Essens zu sein. Hier habe ich bereits oft auf einigen Abendessen gemeinsam mit dem Team wertvolle Dinge gelernt, die ich am nächsten Morgen noch in meine Keynote eingebaut habe.

5. Technik-Check

Jetzt kommen wir zu ein paar Faktoren, die im Prinzip selbstverständlich sind. Aber manchmal werden sie vergessen, obwohl du als Veranstalter ganz leicht Einfluss auf diese Punkte hast. Kurz vor der Veranstaltung sollte ein Technik-Check stattfinden, bei dem alles noch einmal überprüft wird. Beamer, Mikro, Ton, Beleuchtung, etc. Viele Referenten bringen ihren eigenen Laptop mit und arbeiten mit Folien, in denen oft auch multimediale Elemente wie Songs oder Videos eingebettet sind. Der Beamer sollte einen HDMI-Anschluss haben und in der Lage sein, ein 16:9-Bild an die Leinwand zu projizieren. Gleichzeitig sollte eine Tonverbindung zwischen Laptop und Tonanlage herstellbar sein. Als Mikrofon nutzen die meisten Keynote Speaker gerne ein Headset und kein Handheld, weil dieses in der Körpersprache einschränkt. 

Bei der Beleuchtung sollte sichergestellt sein, dass ein ausreichender Bildkontrast auf der Leinwand gewährleistet ist und dass es auch Möglichkeiten gibt, das Publikum zu beleuchten, um mit ihm interagieren zu können. Auf der Bühne sollte genügend Bewegungsfreiheit sein, um nicht Gefahr zu laufen, dass der Redner mit dem Licht des Beamers im Gesicht die Folien verdeckt. Auch ein Glas stilles Wasser in Griffweite ist für jeden Redner eine dankbare Erfrischung der Stimme. 

6. Die Vorstellung

Wie bereits in der Vorbesprechung besprochen, ist jetzt der große Moment der Anmoderation gekommen. Hier gilt: Bei einer kleineren Firmenveranstaltung wird der Referent vor seiner Rede oft von der Person, die die Veranstaltung leitet, vorgestellt – bei größeren Events ist das oft ein externer Moderator. Die Vorstellung dient nicht dazu, einen kompletten Lebenslauf des Redners zu präsentieren, sondern den Bezug zur Veranstaltung herzustellen, um die Teilnehmer abzuholen. Dazu sollte noch einmal kurz das Ziel oder der Zweck der Veranstaltung genannt werden. Wichtig ist klarzumachen, wieso genau diese Person jetzt hier ist und was das für die Zielgruppe bedeutet.

7. Der Vortrag

Bisher konntest du als Veranstalter auf alle wesentlichen Schritte der Vorbereitung und Durchführung deines Events noch selbst Einfluss nehmen. Aber sobald das Mikro eingeschaltet ist, legst du den Erfolg der Veranstaltung auch vertrauensvoll in die Hände des Keynote Speakers. Wenn du deine Hausaufgaben gemacht hast, dann erwartet dich jetzt ein Feuerwerk an Storytelling und Unterhaltung. Einfach zurücklehnen und genießen.

Für eine erfolgreiche Keynote: Wie man den richtigen Keynote Speaker bucht

Mit einem Top Keynote Speaker kann die Qualität deiner Veranstaltung stehen und fallen. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl des richtigen Speakers zunächst das Thema der Keynote zu setzen und sich erst dann auf die Suche nach dem Vortragsredner zu machen. Von der Buchung des Redners bis zum Vortrag gibt es eine Vielzahl von Schritten, die zu beachten sind. Dazu gehören die inhaltliche Absprache, aber auch etliche technische Details. Wenn du bereits eine Veranstaltung mit einem Keynote Speaker planst und dir die 7 Schritte sorgfältig durchgelesen hast, kannst du gerne direkt anfragen – Top-Keynote Speaker sind schnell ausgebucht. Starte doch am besten gleich mit einer Anfrage.

FAQ

Was macht einen guten Keynote Speaker aus?

Ein guter Keynote Speaker bringt eine Expertise zu dem von dir gewählten Vortragsthema mit. Er ist in der Lage, mit seinem Auftreten das Publikum zu begeistern. Ein guter Keynote Speaker hat seinen Preis, trägt jedoch mit einer mitreißenden Keynote maßgeblich zum Gelingen einer Veranstaltung bei. 

Was ist bei der Buchung eines Keynote Speakers wichtig?

Bei einer Buchungsanfrage, entweder bei einer Redneragentur oder direkt beim Redner, sollten immer Termin, Ort und Thema der Veranstaltung genannt werden. Zu diesen drei Punkten und dem Budget muss zuerst ein Match hergestellt werden.

Worauf ist bei der Vorbereitung der Keynote zu achten?

Nach der Kontaktaufnahme und der eigentlichen Buchung geht es in die Details. Etwa ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung beginnt die konkrete inhaltliche Abstimmung und die genaue Platzierung des Vortrags in den zeitlichen Ablauf. Ein Kennenlernen mit den Teilnehmern des Events ist hilfreich. In jedem Fall sollte ein Technik-Check kurz vor der Keynote erfolgen. Direkt vorher ist eine Vorstellung des Redners angebracht.